濮阳科技职业学院学生档案管理办法

（试行）

第一章  总则

第一条  为适应新形势下大中专毕业生档案管理工作要求，加强学生档案工作科学化、制度化、规范化管理，提高档案工作服务能力和水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案管理办法》（教育部令第27号）、《河南省大中专毕业生档案管理办法》（教学〔2023〕45号）等文件精神，结合我校实际，制定本办法。

第二条 学生档案是毕业生档案的重要基础，也是人事档案形成的前提。学生档案是学生在校期间形成的，反映学生政治思想、品德作风、学习经历、学业表现、综合素质以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是学院教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条 学院是学生档案工作的责任主体，必须认真贯彻国家有关法律法规和党的组织人事等工作的政策、规定，坚持实事求是原则，加强规范管理，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。收集归档工作受国家有关法律法规的保护和监督。

第四条 学生档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持依法依规、科学管理、改革创新，服务广大青年学生，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

第二章  机构设置与条件保障

第五条 学生档案工作坚持统一领导、分级管理的原则。学院建立院长领导、分管校领导负责、学生工作处集中管理、各二级院（部）与其他学生档案形成部门共同配合的工作机制，并在机构、人员、场所、装备、经费等方面给予充分保障。

第六条 学院学生档案工作人员应政治坚定、坚持原则、忠于职守、爱岗敬业，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第七条 学生工作处档案室负责组织实施学生档案的日常管理工作，其主要职责为。

1.新生档案的接收，并指导各二级院（部）做好新生资格审查工作；毕业生档案材料的收集、审核和归档工作；学籍变动学生档案的调整和处理；档案信息化建设等日常管理工作。在校生档案的建立、整理、保管由各二级院（部）负责。

2.负责符合规定的学生档案查（借）阅工作。

3.配合有关方面调查涉及学生档案的违规违纪违法行为。

4.办理其他有关学生档案事项。

第八条 学生档案形成部门应积极配合学生工作处档案室工作，共同促进学生档案工作有机衔接、协同推进。

学生工作处负责国家计划招收的全日制专科生的档案统一收集、整理和保管，负责对全校学生档案进行指导和检查，统一印制学生档案袋和学生学籍卡。

招生就业处按照档案管理部门的要求打印必要的学生录取电子档案材料，负责学生毕业时档案转递地址的统计和档案转递工作。

教务处负责提供学生学习成绩单等学习成绩材料。

各二级院（部）负责学生入学时及毕业时，相关档案材料的收集和审查工作。辅导员是学生档案材料收集、整理和完善工作的第一责任人；各二级院（部）根据学生工作处提出的规范要求，制定本二级院（部）学生档案材料的收集、整理和完善工作细则。

团委（人武部）负责提供团组织材料。

组织人事处负责提供党组织材料。

学院各有关部门和单位协助做好档案的收集、归档和整理。

第九条 学院应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的学生档案存放秩序，按照有关标准要求建设学生档案专用库房，并加强库房安全管理和技术防护。库房内应当配置监视监控安防系统、消防系统、温湿度监测调控系统等，做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。按照功能区分原则，档案库房、阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。

学院应当对所存学生档案的保管情况定期检查，消除安全隐患，发现问题及时上报、处理，切实做好学生档案保护工作，确保学生档案的完整与安全。

第十条 学院应当设立专项经费，为学生档案管理现代化、信息化配备所需的设备设施等。

第三章  档案材料收集范围

第十一条  学生档案材料必须是办理完毕的正式材料，所有材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，确保档案材料不错装、漏装，并按学生工作处规定的时间以二级院（部）为单位移交学生工作处档案室归档。档案移交情况登记表由各二级院（部）负责人签字并加盖学院公章，一并提交学生处档案室工作人员，清点无误后，办理交接登记手续。

1.入学时档案材料

（1）高中（中职）教育阶段毕业生相关材料：一般为高中（中职）毕业生登记表、考生体格检查表、考生报名登记表、志愿表、党、团组织材料等。

（2）社会考生相关材料：一般为考试报名表、考生体格检查表、志愿表。

2.入学后档案材料

（1）濮阳科技职业学院学生学籍卡。

（2）新生入学体检表。

（3）新生军训鉴定表。

（4）党、团组织材料：入团志愿书、入团申请书、入团积极分子培养考察（团校学习结业）材料以及团组织形成的其他有关材料;入党志愿书、入党申请书、群团推优材料、入党积极分子培养考察登记表、发展党员全程记实表、预备党员考察鉴定表、预备党员转正申请书、政审材料、党校培训结业材料、思想汇报以及党组织形成的其他有关材料。

（5）在校期间奖励、表彰以及处分材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀共产党员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表及其他荣誉表彰证明材料。

（6）奖学金登记表。

（7）学生成绩单。

（8）实习鉴定表。

（9）毕业生登记表。

（10）在校期间应征入伍服兵役相关材料。

（11）在校期间进行保留入学资格、休学复学、转学转专业、退学等学籍异动材料。

（12）其它需装入档案的材料。

第四章  日常管理

第十二条 学生档案日常管理主要包括档案的建立、接收、保管、转递、统计和保密，档案材料的收集、审核、整理和归档，以及档案信息化建设等。

第十三条 学生入学时，学生工作处档案室应当组织有关部门和各二级院（部）对新生档案进行认真审核，在审查中发现弄虚作假，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，学校根据有关规定，取消其入学资格；发现档案材料不齐全、不规范的，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。应当在学生入学后3个月内完成审核归档。

第十四条 学生在校期间，学生工作处档案室、各二级院（部）应当按照各自职责，共同做好学生档案内容建设。学生处档案室应当建立联系制度，主动收集学生档案材料。对于应当归档的材料，经整理合格后按类别归档，并予以登记，登记内容主要包括接收材料名称、接收时间、移送人、接收人等。

各二级院（部）应当按照有关规定审核并规范制作学生档案材料，在材料形成后1个月内，由学生工作处档案室组织相关人员对各二级院（部）学生档案材料进行督查；对于不符合归档要求的材料，应按照学生处档案室的要求重新制作，补办手续，为学生毕业时具备完整、准确的毕业生档案打好基础。学生毕业前，辅导员应把毕业学生的在校学习材料、组织发展材料、毕业登记材料及其他材料，于毕业当年5月底前完成档案材料的整理、复核和归档。

第十五条 归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，由各二级院（部）按规定加盖公章与个人署名，并注明形成材料的时间。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，必须注明复制时间，并加盖各二级院（部）部门公章。

第十六条 各二级院（部）发现学生档案丢失或者损毁的，应当立即报告学生工作处档案室，并全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报学生工作处批准，由学生工作处档案室协调有关部门（单位）重新建立档案或者补充必要证明材料。

第十七条 学院应当加强学生档案的信息化建设，按照国家有关要求或相关技术标准，把学生纸质档案转化形成数字档案，并保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。学生数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。

第五章  档案查（借）阅

第十八条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查（借）阅学生档案。

1.新生复查、学籍异动、就业录用考察等。

2.发展学生党员、党员教育、党员管理等。

3.学生干部选拔、考核等。

4.学生表彰奖励、评优评先等。

5.学生违规违纪违法问题调查处理等。

6.在日常管理中，熟悉了解学生，研究、发现和解决有关问题等。

7.其他因工作需要利用的事项。

第十九条 查（借）阅学生档案，必须遵守下列规定。

1.凡到学生工作处档案室查阅学生档案的，学院有关部门须按照学院规定履行查阅手续后方可进行查阅；学院以外单位须持单位介绍信及有效身份证件，履行学院查阅手续后方可进行查阅。学生工作处档案室要根据规定和需要提供服务。

2.学生档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅部门应当履行学院审批手续，并在规定时限内归还，归还时学生工作处档案室应当认真核对档案材料。

3.查（借）阅学生档案者须对档案的安全、完整负责，要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁圈划、涂改、折叠、污损、撤换、抽取、增添档案材料等，若出现此类问题按有关规定处理。

第六章  档案的转递

第二十条 学生档案由招生就业处统一进行派档并转递。根据国家毕业生就业工作的有关政策规定，到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，档案转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，可按照毕业生本人申请，将其档案在学校保留两年或转递至户籍地公共就业人才服务机构，两年期满后毕业生未申请转递的，转递至户籍地公共就业人才服务机构。

第二十一条 学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封，经严格密封后，通过“中国邮政EMS”邮寄或专人派送等方式邮送至档案接收单位。毕业生档案的转递原则上不对学生、家长进行。

第二十二条 转出毕业生档案前，学生工作处档案室要再次审核，对归档材料详细登记，严密包封，必须保证完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

第二十三条 学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、开除、出国或死亡等学籍异动发生后，应当及时办理档案转递手续。

第七章  纪律要求

第二十四条 学生工作处定期对各二级院（部）的档案管理进行抽查，及时发现、解决收集归档中的问题。

第二十五条 有下列行为之一的，学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。

1.玩忽职守，造成学生档案丢失的。

2.违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布学生档案的。

3.买卖或者非法转让学生档案的。

4.篡改、损毁、伪造学生档案或者擅自销毁学生档案的。

5.将学生档案出卖、赠送给他人的。

6.不按规定归档或者不按期移交学生档案，被责令改正而拒不改正的。

7.不按规定向有关部门（单位）提供利用学生档案的。

8.明知存在学生档案安全隐患而不采取补救措施，造成学生档案损毁、灭失，或者存在学生档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的。

9.发生学生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的。

10.档案工作人员玩忽职守，造成学生档案损毁、灭失的。

第八章  附则

第二十六条 本办法经2024年12月11日党委会审议通过，自公布之日起实行，由学生工作处负责解释。

附件：1.濮阳科技职业学院学生档案管理工作领导小组名单

2.濮阳科技职业学院学生档案查阅登记表

附件1：濮阳科技职业学院学生档案管理工作领导小组名单.docx

附件2：濮阳科技职业学院学生档案查阅登记表.docx